Automatisering van webprocessen
Veel van wat er op een website gebeurt, eindigt in handwerk. Een contactformulier wordt een e-mail, de e-mail wordt een regel in het CRM, een offerteaanvraag wordt een rij in een spreadsheet en een follow-up die iemand moet onthouden. Als we je webprocessen automatiseren, koppelen we je website aan de systemen erachter. Aanvragen worden automatisch gecontroleerd, doorgestuurd en vastgelegd, en je team komt alleen in actie waar een beslissing nodig is.
Bespreek je webprocessenDe website zelf werkt meestal prima. Het probleem begint nadat iemand op verzenden klikt. De aanvraag komt in een gedeelde inbox, iemand neemt de gegevens over in het CRM, een collega kijkt in de agenda of naar de voorraad en de klant wacht op antwoord. Elke stap is een kans op een tikfout, vertraging of een aanvraag die niemand oppakt.
Door webprocessen te automatiseren verdwijnt dat overtypen. Je koppelt een formulier aan je CRM, een boeking aan planning en facturatie, een webshop aan voorraad en boekhouding. Een offerteaanvraag automatiseren betekent dat hij meteen als record en taak in je CRM staat, in plaats van als e-mail die iemand moet overnemen. De klant krijgt direct een bevestiging, het record staat meteen in het juiste systeem en de opvolging is een taak met een eigenaar, geen kwestie van onthouden.
Herken je een of meer van deze situaties, dan valt er waarschijnlijk winst te halen:
We automatiseren nooit een proces dat niet werkt; dat lossen we eerst op. Voordat we iets koppelen, kijken we daarom welke route elk type aanvraag nu aflegt en spreken we af wat ermee moet gebeuren.
Het resultaat is een website die werk doorgeeft aan je systemen in plaats van aan je inbox, en een team dat zijn tijd besteedt aan de aanvragen waar echt een mens voor nodig is.
In de meeste gevallen wel. We sluiten aan op de systemen die je al hebt, in plaats van je te laten overstappen. Wat mogelijk is, hangt af van wat elk systeem van buitenaf toelaat. Dat zoeken we vroeg uit, voordat je ergens aan vastzit.
Ja. Bestellingen uit je webshop kunnen automatisch worden gesynchroniseerd met je voorraad en je boekhouding, zodat niemand ze opnieuw hoeft in te voeren. In het eerste gesprek bekijken we welke pakketten je gebruikt en wat ze toelaten.
Meestal niet. Bestaande formulieren, boekingspagina's en webshops kunnen vaak gekoppeld worden zoals ze zijn, soms met een paar extra velden zodat de juiste informatie binnenkomt. Is je site ook toe aan een nieuw ontwerp, dan kunnen we beide in één project doen.
Beveiliging hoort bij het ontwerp en is geen sluitpost. Invoer wordt gecontroleerd voordat hij wordt doorgegeven, elke aanvraag wordt gelogd en de koppeling schrijft alleen naar de plekken waar dat nodig is. Een beveiligingscontrole hoort bij elke oplevering.
De aanvraag gaat niet verloren. Elke automatisering heeft foutafhandeling, logging en een duidelijk escalatiepad: reageert een systeem niet of past een aanvraag niet in de regels, dan krijgt de juiste persoon een melding en pakt die hem met de hand op.
Dat hangt af van hoeveel processen je wilt automatiseren, welke systemen erbij betrokken zijn en hoeveel uitzonderingen het proces kent. Na een kort gesprek krijg je een concreet voorstel met een duidelijke afbakening, een vaste prijs voor de eerste fase en de maatstaf waarop we het succes beoordelen.
Sport
Website en procesbeheer
Gepland
Voor de NTVB, de Nederlandse tafelvoetbalbond, nemen we de website en het beheer van hun processen voor onze rekening, zodat competities en administratie vanuit één betrouwbare plek lopen.
Maatwerksoftware · Procesoptimalisatie
Vertel ons welke formulieren, boekingen of bestellingen je team nu overtypt, dan reageren we met een eerlijke eerste inschatting.
Bespreek je webprocessen