Procesautomatisering
Gegevens overtypen, achter statusupdates aan zitten, elke week hetzelfde rapport maken: dat werk doet software betrouwbaarder. Met procesautomatisering nemen we repetitief, regelgebaseerd werk over, gekoppeld aan de systemen die je al gebruikt, zodat je team tijd overhoudt voor werk waar echt oordeelsvermogen voor nodig is.
Bespreek je procesBij procesautomatisering voert software de stappen van een proces uit die vaste regels volgen: gegevens overzetten tussen systemen, ze controleren, doorsturen naar de juiste persoon en erover rapporteren. Het doel is niet om mensen te vervangen. Het haalt het nauwkeurige, saaie en dure werk weg dat ze afhoudt van werk dat hun aandacht wel nodig heeft.
Slecht uitgevoerd wordt automatisering een kwetsbaar script waar iemand steeds op moet letten. Goed uitgevoerd draait het zonder toezicht, vangt het fouten op, houdt het bij wat het heeft gedaan en schakelt het een collega in als er iets onverwachts gebeurt. Alleen die tweede soort bouwen wij.
Geschikt voor workflowautomatisering is werk dat vaak voorkomt, duidelijke regels volgt en nu afhangt van iemand die overtypt, controleert of navraagt. Bijvoorbeeld:
Werk waar echt een oordeel voor nodig is, of een proces dat nog niet helder is, komt nog niet in aanmerking. Dan beginnen we meestal met procesoptimalisatie, want een proces automatiseren dat niet werkt, zorgt er alleen voor dat de problemen sneller ontstaan.
Procesautomatisering volgt onze aanpak in vijf fasen: begrijpen, analyseren, ontwerpen, bouwen, en borgen en verbeteren. In de praktijk betekent dat:
Je krijgt het gebruiksrecht op wat we bouwen voor je eigen organisatie, en je begrijpt hoe het werkt. Overdracht hoort bij elke oplevering, dus je zit niet aan ons vast, tenzij je dat wilt.
Het rendement wordt gemeten, niet aangenomen. Omdat de nulmeting vooraf is vastgelegd, zie je het effect terug in uren en fouten, niet in indrukken.
Minstens zo belangrijk: je team krijgt tijd terug voor klanten, uitzonderingen en verbetering, het werk dat software niet kan doen.
Dat hangt af van het aantal stappen en systemen, de kwaliteit van de gegevens en het aantal uitzonderingen in het proces. De eerste fase is klein, heeft een vaste prijs en levert een getoetst beeld op van het proces en wat het je kost. Daarna krijg je een duidelijke afbakening en prijs voor de bouw, voordat je je ergens aan verbindt.
Meestal wel. We bouwen automatiseringen die aansluiten op de systemen die je al gebruikt, waar mogelijk via de koppelingen (API's) die die systemen zelf bieden. Heeft een systeem geen betrouwbare manier om te koppelen, dan vertellen we vooraf wat dat betekent voor de aanpak.
Elke automatisering die we bouwen heeft foutafhandeling, logging en een duidelijk escalatiepad naar een collega als er iets onverwachts gebeurt. Je ziet wat er is uitgevoerd en wat is misgegaan, en er raakt niets ongemerkt kwijt. Dat is het verschil tussen automatisering die zonder toezicht kan draaien en een script waar iemand op moet letten.
Procesautomatisering gaat over werk binnen en tussen je interne systemen, zoals facturen verwerken of gegevens synchroniseren. Automatisering van webprocessen richt zich op wat op je website begint: formulieren, boekingen, offerteaanvragen en bestellingen die direct in je CRM of andere systemen moeten landen. De aanpak is hetzelfde, alleen het startpunt verschilt.
Is het proces helder en stabiel, dan kunnen we kort na het in kaart brengen automatiseren. Zijn er onduidelijke overdrachten, dubbele goedkeuringen of herstelrondes, dan lossen we die eerst op. Een proces automatiseren dat niet werkt, maakt de problemen alleen sneller.
Vaak wel, want in een klein team weegt repetitief werk zwaar per persoon. We helpen agencies in de muziekindustrie om terugkerend werk te automatiseren, zodat hun kleine teams tijd overhouden voor artiesten in plaats van administratie. Of het voor jou loont, hangt af van hoe vaak het werk voorkomt en hoeveel tijd het nu kost, en dat is precies wat de nulmeting laat zien.
Muziek en entertainment
Automatisering voor agencies
We helpen agencies in de muziekbranche om repetitief werk te automatiseren, zodat kleine teams hun tijd aan artiesten kunnen besteden in plaats van aan administratie.
Procesautomatisering
Technologie en ticketing
Live optimalisatie van het ticketingproces
Samen met CM.com in Breda optimaliseerden we het ticketingproces live: we zochten uit waar frictie ontstond en namen die weg terwijl het proces doorliep.
Procesoptimalisatie · Procesautomatisering
Beschrijf het werk dat je team elke week herhaalt, dan zeggen we eerlijk of automatisering het juiste antwoord is.
Bespreek je proces